Virtuelle Teamarbeit und kollaboriertes Arbeiten

Paradigmenwechsel hin zu mehr Homeoffice und flexiblerem Arbeiten, weg von starrer Büropräsenz und Stechuhr?

Was in internationalen Unternehmen bereits Einzug hielt, weil regionale oder nationale Grenzen überwunden und Zeitzonen überbrückt werden müssen, wird sich jetzt im Rahmen der Ausnahmezeiten weiter entwickeln.  Virtuelle Teamarbeit macht sich breit beim Homeschooling und Homeoffice. Trotz reduzierter sozialer Kontakte arbeiten Menschen zusammen und kommunizieren auf elektronischem Weg. Ist das schon virtuelle Teamarbeit oder nutzen wir an dieser Stelle nur die Möglichkeiten, die der technische Fortschritt uns vorhält?

Wenn es um die Abarbeitung der eigenen Aufgaben geht, dann freuen wir uns über die digitalen Unterstützungsmöglichkeiten. Wenn es dagegen um die Zusammenarbeit mit anderen geht, sieht das Ganze ein wenig differenzierter aus. Bisher standen diese Formen der virtuellen Zusammenarbeit dann im Fokus, wenn Zeit und Kosten gespart werden konnten und die Akteure nicht am gleichen Standort arbeiten. Die Befürworter sehen darüber hinaus weitere Vorteile wie z.B. das Einbringen der vielfältigen Perspektiven von Teammitgliedern und deren möglichen multikulturellen Zugang zur Problemlösung durch Transparenz und deren Ideen. Derzeit mancherorts die einzige Möglichkeit zu kommunizieren.

Was macht das Ganze anders? Wie schon beim täglichen Business ist die Klärung der Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten, die jedes Teammitglied einnimmt, von großer Bedeutung. Dazu gehört auch eine Vorstellung des notwendigen Zeitbedarfs, um Kapazitäten aufzuzeigen und latente Überforderungen zu vermeiden. In jedem Fall muss geklärt sein, wer an welchem Thema oder welchen Anfragen arbeitet und mit welcher Intensität.

Um effektiv arbeiten zu können, müssen Unterbrechungen durch Anfragen von Kunden, Mitarbeitern per E-Mail, Telefon oder Messaging-Tools und natürlich die Störungen durch den eigenen Nachwuchs trotzdem ausgeschlossen werden, also gemeinsame Bearbeitungszeiten vereinbart sein. Haben wir die Zeiten geklärt, ist vielleicht noch nicht sicher, ob die Rahmenbedingungen passen und jeder einen Zugang zum digitalen Gerät besitzt. Sind alle mit dem technischen Knowhow vertraut und sind die Rahmenbedingungen formuliert,  gelten die Regeln auch für das noch parallel stattfindende Homeschooling?

Gerade sind Eltern im Homeoffice in zwei unterschiedlichen Rollen unterwegs. Als Erzieher und Betreuer ihrer Kinder und als Mitarbeiter gelingt es nicht immer, die Prozesse der jeweiligen Tagesgeschäfte zu trennen. Störungen von Kinderseite, insbesondere, wenn sie noch kleiner sind,  sind vorprogrammiert. Nicht immer sind sich Kollegen oder Kunden der herausfordernden Situation der Mitarbeiter bewusst. Stress an dieser Stelle durch ungeplante Unterbrechungen führt zu Überforderung, erhöht die Fehleranfälligkeit und den zeitlichen Aufwand und erhöht das Frustrationspotenzial.

Umso wichtiger ist eine Priorisierung der Aufgaben. Konzentriertes Arbeiten nach Plan erhöht in der Regel die Motivation. Wenn die Kommunikation ebenfalls geregelt ist, wer kommuniziert mit wem wann und erhält die notwendigen Informationen und festgelegt ist, welche Medien genutzt und welche Inhalte geteilt werden, kann es losgehen.

Kollaboratives Arbeiten nutzt die Vorteile der digitalen Werkzeuge ebenfalls um unabhängig von Raum und Zeit zusammen zu arbeiten. Nicht einer erstellt alles, sondern die Arbeitsaufgabe wird gesplittet in Unteraufgaben. Jedes Teammitglied entscheidet für sich, wann es mit der gewählten Aufgabe beginnt, kann seine eigene Expertise und Ideen einbringen, leistet seinen eigenen Beitrag und erhöht die Identifikation mit der Arbeit. Vorteilhaft ist, Aufgaben entsprechend der eigenen Ressourcen, Erfahrungen und Kompetenzen auszuwählen und  die eigene Motivation zu erhöhen. Vorausgesetzt alle Beteiligten sind bereit, gemeinsame Prozesse  einzugehen und sie halten diese Zusammenarbeit für effizient und effektiv.

Hört sich doch gar nicht schlecht an und verschiedene Tools gibt es schon, die das Miteinander in herausfordernden Zeiten unterstützen!